Đã 10 giờ sáng, bạn có biết các nhân viên của mình đang ở đâu và làm gì không? Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều không hề đơn giản.
Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách có hiệu quả nhất? Đây đều là một câu hỏi không dễ có câu trả lời.
Để giải quyết triệt để bài toán khó nói trên, đòi hỏi ở bạn rất nhiều nỗ lực và sự đầu tư cả về công nghệ và con người. Tuy nhiên, bù lại bạn có thể sớm có được sự tưởng thưởng xứng đáng.
Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạt động từ xa. Hãy đặt ra các chính sách tập trung vào đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường này, theo đó cần có các quy định cụ thể về hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi thư điện tử (email) và sàng lọc thông tin.
Ví dụ như, các nhân viên lưu động của bạn có lưu giữ các dữ liệu cạnh tranh của Công ty trên máy tính của họ? Việc sao lưu dữ liệu được thực hiện như thế nào? Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mà nhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có thoả thuận nào bằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cận laptop hay thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa?
Có một điều rất quan trọng, đó là bạn cần phải có biện pháp hữu hiệu để giám sát mọi hoạt động kể trên.
Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn. Nếu bạn vẫn chưa sử dụng các máy chủ có độ tin cậy và có cấu hình thích hợp, chẳng hạn như Microsoft Windows Small Business Server 2003, để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất, việc tìm kiếm và giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên lưu động sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Dưới đây là 7 nguyên tắc sẽ giúp bạn duy trì các mối quan tâm, bảo vệ các lợi ích kinh doanh của Công ty, đồng thời giúp động viên đội ngũ nhân viên lưu động làm việc hiệu quả nhất:
6. Luôn kết nối công nghệ.
Một trong những thách thức thực sự đối với việc quản lý đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đó là khả năng kết nối với các thiết bị mà những nhân viên này sử dụng. Bạn thường xuyên cập nhập thông tin đến các nhân viên này ra sao? Bạn tích hợp các thiết bị công nghệ cầm tay cá nhân của họ như điện thoại di động, mạng LAN, website cá nhân với các firewall của công ty ra sao? Thế còn về những giao tiếp nội bộ thì như thế nào?
Theo một cách thức tự nhiên, khi đội ngũ nhân viên làm việc từ xa tăng lên, những đòi hỏi về quản lý theo đó cũng tăng theo. Chủ tịch Doug Young của hãng Live Cargo, thành lập vào năm 2003, đã áp dụng nhiều dạng công cụ trực tuyến theo yêu cầu của khách hàng để kết nối hiệu quả giữa công ty và các nhân viên ở mọi nơi, mọi lúc. Các phần mềm này được thiết kế để truyền tải file dữ liệu, chẳng hạn như đính kèm file gửi qua email, thực hiện lưu trữ từ xa và tăng cường năng lực cộng tác, qua đó đảm bảo dữ liệu của các nhân viên luôn được đưa vào hệ thống dữ liệu chung của Công ty.
Các giải pháp của LiveCargo đồng nghĩa với việc bạn sẽ không phải tải (download) hàng chục bản copy các file dữ liệu từ đĩa cứng của các nhân viên, thay vào đó tất cả đã được lưu trữ tại một nguồn duy nhất.
7. Đánh giá hiệu suất chứ không phải hoạt động.
"Nếu bạn vạch ra các yêu cầu rõ ràng cùng những mục tiêu hành động, và các nhân viên không cần ở trong văn phòng hay không cần giao tiếp bằng lời nói với mọi người, điều này sẽ không thành vấn đề gì lớn khi mà 8 giờ làm việc của nhân viên là từ giữa đêm cho đến 8 giờ sáng", Roberta Matuson, một nhà tư vấn nhân sự, cho biết.
Ngoài ra, các nhân viên làm việc từ xa thường gặp nhiều khó khăn hơn các nhân viên khác trong việc chứng tỏ bản thân, điều này có nghĩa rằng họ có thể không được thăng tiến hay được chia thưởng như nhiều đồng nghiệp có các mối quan hệ mặt đối mặt với nhà quản lý.
Do vậy, bạn cần có chính sách đánh giá chuẩn xác nhất hiệu quả công việc của các nhân viên làm việc từ xa, chứ không phải là họ chăm chỉ ra sao, chấp hành đúng giớ giấc làm việc như thế nào,….
Rõ ràng, các chính sách cho phép nhân viên làm việc từ xa hoàn toàn có thể tạo ra một chất lượng và hiệu quả công việc to lớn, nhưng điều này chỉ có được khi bạn thực thi những bước đi hiệu quả để sử dụng đúng sức mạnh của phương thức làm việc này.
Có thể thấy làm việc từ xa đòi hỏi có sự thích nghi từ phía các nhà quản lý cùng một hoạt động giám sát thích hợp. Bởi nếu các nhân viên làm việc từ xa không nằm trong tầm kiểm soát thì làm sao họ kiểm tra được liệu các nhân viên đó có đang chuyên tâm làm việc hay không.
Giải pháp đặt ra là các nhà quản lý nên chú trọng đến kết quả thay vì các hoạt động cụ thể. Điều này có nghĩa là phải đề ra được các mục tiêu rõ ràng cho từng nhân viên làm việc từ xa, đảm bảo rằng các nhân viên hiểu rõ mục tiêu đề ra. Trên cơ sở đó, các nhà quản lý xây dựng một kế hoạch giám sát theo từng tiến độ công việc.
Một điều quan trọng nữa là các nhà quản lý cũng phải tìm cách để dần đưa những nhân viên làm việc từ xa gia nhập các tập thể lớn hơn nhằm đảm bảo họ không bị cô lập với thế giới bên ngoài.
Điều cuối cùng nên lưu ý rằng nhân tố ý thức con người vẫn là quan trọng nhất. Muốn công ty làm việc hiệu quả cao thì nhân viên của công ty đó thật sự phải tự xây dựng cho mình ý thức làm việc nghêm túc, chăm chỉ hiệu quả.
Tham khảo những bài viết trước để tìm hiểu về 7 nguyên tắc và công nghệ hỗ trợ cho hoạt động công ty hiệu quả hơn.
Tham khảo thêm hai bài viết sau:
7 nguyên tắc vàng quản lý nhân viên hiệu quả (phần 2)
7 nguyên tắc vàng quản lý nhân viên hiệu quả (phần 1)
Leave A Comment?