Conference là một ứng dụng cho hội nghị mà ở bất kỳ đâu trên thế giới bạn có thể trao đổi trực tiếp cùng lúc với nhiều người ở nhiều khu vực địa lý khác nhau.
– Conference bao gồm:
- Audio conference: là một dạng hội nghị mà người tham gia ở nhiều nơi trao đổi với nhau nhưng chỉ có âm thanh
- Video conference: người tham gia hội nghị có thể trao đổi cả hình ảnh và âm thanh
- Web conference: người tham gia hội nghị có thể trao đổi hình ảnh, âm thanh và cả tài liệu để thực hiện việc trình chiếu
– Conference cho phép người tham gia có thể trao đổi trực tiếp với nhau thông qua các thiết bị hỗ trợ trên nền IP như máy tính, thiết bị chuyên dụng hoặc các thiết bị truyền thống như điện thoại bàn, điện thoại di động …
– Conference hỗ trợ cho người quản trị có thể điều khiển phòng họp dễ dàng, với đầy đủ tính năng tham gia cuộc họp thực tế, giúp cho người tham gia tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, …
Những lợi ích của Video Conference:
– Tiết kiệm thời gian
Tiết kiệm được thời gian di chuyển giữa các địa điểm. Với các công ty có nhiều chi nhánh, thời gian di chuyển để tham gia cuộc họp cũng là vấn đề cần tính tới. Và hội nghị trực tuyến giải quyết vấn đề này
– Tiết kiệm được chi phí
Ngoài vấn đề thơi gian di chuyển, kinh phí di chuyển, ăn ở đi lại sẽ được giải quyết bởi hội nghị trực tuyến. Bên cạnh đó, thay vì thời gian di chuyển, người tham gia có thể tham gia vào các việc khác tạo ra lợi nhuận hơn.
– Không giới hạn thành viên tham gia họp
Hệ thống không giới hạn thành viên tham gia họp, số lượng thành viên tham gia phụ thuộc vào cấu hình hệ thống hội nghị của bạn
– Có thể kết nối được nhiều địa điểm khác nhau
Nhiều văn phòng, nhiều chi nhánh có thể kết nối với nhau một cách dễ dàng
– Cải thiện hiệu quả cuộc họp
Ngoài chất lượng về âm thanh, hội nghi trực tuyến còn hỗ trợ rất nhiều tính năng để hỗ trợ quản lý cuộc họp. Bên cạnh đó, web conference cũng hỗ trợ cả trình chiếu, bạn có thể thuyết trình, đào tạo bằng file upload à cuộc họp sinh động và hiệu quả hơn.
– Tăng hiệu quả công việc:
Cuộc họp đạt hiệu quả à công việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc giảm bớt sự di chuyển tạo sự thoải mái hơn cho người tham gia. Hơn nữa, hệ thống hội nghị trực tuyến có chức năng lập lịch và tự động gửi mail cho các thành viên tham gia và tự động nhắc theo thời gian định sẵn để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng giờ và đầy đủ thành viên tham gia.
– Giám sát được cuộc họp:
Giám sát được các thành viên tham gia, phân quyền cho các thành viên, có thể ghi âm được nội dung cuộc họp …
– Dễ cài đặt và cấu hình hệ thống qua giao diện web đơn giản
– Nâng cao tính bảo mật:
Tùy vào người quản trị, người tham gia họp có thể phải được yêu cầu xác thực mật mã trước khi tham gia vào hội nghị
– Tối đa hóa tài nguyên:
Người dùng ở bất kỳ đâu có vẫn có thể đảm bảo được chất lượng thoại và hình ảnh thuyết trình mặc dù băng thông kết nối có thể lớn nhỏ khác nhau.
Phương pháp triển khai hệ thống
Mô hình:
- Tự trang bị hệ thống:
Hệ thống có sẵn
– Ưu điểm:
- Đáp ứng được ngay nhu cầu
- Hệ thống hoạt động ổn định, dễ sử dụng
– Nhược điểm: khó nâng cấp phần cứng
– Triển khai:
- Bước 1: chọn số CO line vào nếu có
- Bước 2: chọn số lượng người tối đa có thể tham gia họp cùng lúc
- Bước 3: chọn các tính năng hỗ trợ họp hội nghị
- Bước 4: chọn server conference thích hợp
- Bước 5: lắp đặt và cấu hình hệ thống conference
Hệ thống tự xây dựng:
– Ưu điểm:
- Có khả năng tùy biến cao
- Dễ mở rộng cấu hình phần cứng
– Nhược điểm: quá trình tự xây dựng phức tạp hơn so với hệ thống có sẵn
– Triển khai
- Bước 1: chọn số CO line vào nếu có à chọn thiết bị kết nối thích hợp
- Bước 2: chọn số lượng người tối đa có thể tham gia họp cùng lúc
- Bước 3: chọn các tính năng hỗ trợ họp hội nghị
- Bước 4: chọn server có cấu hình thích hợp
- Bước 5: cài đặt phần mềm có chức năng conference lên server
- Bước 6: lắp đặt và cấu hình hệ thống.
- Sử dụng dịch vụ :
Đăng ký và sử dụng dịch vụ hội nghị trực tuyến
– Ưu điểm:
- Dễ lựa chọn
- Dễ sử dụng
- Chất lượng ổn định
- Tiết kiệm chi phí hơn hệ thống tự xây dựng
– Triển khai:
- Bước 1: Đăng ký nhà cung cấp dịch vụ
- Bước 2: cấu hình phòng hội nghị
- Bước 3: chọn thiết bị đầu cuối cho phòng họp
Leave A Comment?