Tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp mới thành lập

1. Kênh nhận dạng thương hiệu và marketing hiệu quả nhờ tổng đài điện thoại

Tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp mới thành lập được xem như là một khoản đầu tư thương hiệu hiệu quả. Khi bất kỳ khách hàng nào của doanh nghiệp liên lạc đến, lời chào tự động của tổng đài được hiểu là một thông tin nhận dạng thương hiệu và marketing hiệu quả:"Chào mừng các bạn đã gọi điện đến công ty ABCD, công ty chuyên nghiệp về cung cấp các loại hàng hoá XYZ, sự hài lòng của quý khách hàng là một trong những yếu tố quyết định được công ty ABCD đặt lên hàng đầu, để liên lạc với phòng kinh doanh, xin mời bấm phím 1, để liên lạc với kế toán, xin ấn phím 2, để liên lạc với lễ tân, ấn phím 0 …"

Như vậy,chúng tôi hiểu rằng với một hệ thống tổng đài điện thoại cơ bản, doanh nghiệp mới thành lập đã có bước đi đầu tiên về nhận diện thương hiệu, marketing cũng như mang đến một không khí làm việc chuyên nghiệp cho những khách hàng đầu tiên gọi đến.

2. Tối ưu chi phí, hợp lý trong đầu tư

Một doanh nghiệp mới thành lập, bài toán tối ưu chi phí, cắt giảm đầu tư ban đầu một cách khắt khe cũng là một yêu cầu bắt buộc. Bởi với áp lực của đơn vị mới thành lập, nguồn đầu vào còn hạn chế, thì việc đầu tư một hệ thống tổng đài điện thoại chuyên nghiệp, đắt tiền cũng là một yếu tố các doanh nghiệp mới thành lập cân nhắc hiệu quả khoản đầu tư. 

Bên cạnh đó, việc đầu tư ban đầu cần đáp ứng 02 yếu tố cực kỳ quan trọng sau:

a. Chức năng cơ bản tổng đài điện thoại

Đầu tư tổng đài điện thoại ban đầu phải đáp ứng các chức năng  thiết yếu, đáp ứng yêu cầu chăm sóc khách hàng và điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp. Cụ thể các chức năng cơ bản của tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp mới thành lập được chúng tôi phân tích như bảng dưới đây:

Chức năng cần thiết của tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp mới thành lập

Tổng đài điện thoại với chức năng lời chào tự động khi khách hàng gọi điện đến, lời chào tự động có thể tuỳ chỉnh theo yêu cầu của khách hàng. Việc điều chỉnh này có thể diễn ra nhiều lần, không được cố định 1 lần và không thu phí	Tổng đài điện thoại đáp ứng chức năng  tự động chuyển đổi kịch bản giữa trong/ ngoài giờ làm việc, kịch bản ngày nghỉ, ngày lễ tết.	Tổng đài điện thoại với chức năng cơ bản của tổng đài nội bộ. Cho phép cài đặt phát triển thêm máy nhánh, đáp ứng đàm thoại tối thiếu cho nhân viên. Các nhân viên liên lạc nội bộ với nhau không mất chi phí.	Tổng đài điện thoại cho phép chuyển cuộc gọi từ máy điện thoại cố định khách hàng gọi đến ra máy điện thoại di động. Khi khách hàng gọi đến mà không có nhân viên trực điện thoại ở nhà, cuộc gọi sẽ được chuyển thẳng qua số di động đã đăng ký trước đó trên hệ thống.
Tổng đài điện thoại với chức năng cơ bản thư thoại: Cho phép xử lý thư thoại, và các máy thành viên có thể nghe lại thư thoại này	Tổng đài điện thoại với chức năng gọi miễn phí giữa các máy nhánh với nhau, không giời hạn vị trí không gian địa lý và phòng ban	Tổng đài điện thoại với chức năng kiểm soát cuộc gọi ra, thời lượng cuộc gọi, các vùng miền, các đầu số được phép gọi, cài đặt code gọi để quản lý cước phí và tần xuất hoạt động của nhân viên/điện thoại viên.	Tổng đài điện thoại có tiện ích báo cáo quản lý cơ bản, trong đó có thể xem danh sách chi tiết các cuộc gọi, thời lượng gọi, chi tiết cước phí và tần xuất hoạt động của tổng đài.