Lợi ích nhận được khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo

Tổng đài ảo là loại hình tổng đài điện thoại đang được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi bởi sự tiện lợi và chi phí phải chăng. Vậy tổng đài ảo khác tổng đài vật lý truyền thống như thế nào?

Sự phát triển vượt bậc của công nghệ và Internet đã cho ra đời nhiều sản phẩm, ứng dụng thông minh, tiện lợi trong đó có tong dai ao. Đây là loại hình tổng đài mới cho phép bạn nhận cuộc gọi của khách hàng từ những đầu số cố định qua chính điện thoại di động của mình, máy tính, điện thoại cố định mà không cần có mặt tại văn phòng.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là loại tổng đài chỉ sử dụng duy nhất một phần cứng tổng đài, nó cho phép thiết lập nhiều công ty sử dụng chung một tài nguyên tổng đài phần cứng đó, từ đó giúp doanh nghiệp không cần phải tốn kém chi phí lắp đặt.

Tổng đài ảo cho phép bạn nhận trực tiếp cuộc gọi của khách hàng đến một loạt các thiết bị đầu cuối như điện thoại di động, điện thoại cố định, máy tính bảng, máy tính bàn mọi lúc mọi nơi mà không cần phải có mặt tại văn phòng.

Lợi ích mà doanh nghiệp nhận được

Với Tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần phải duy trì nhân sự hay quản lý hệ thống tổng đài. Từ đó tiết kiệm tối đa chi phí thuê nhân sự và chi phí lắp đặt.

Việc quản lý hệ thống cũng như thiết lập cấu hình của tổng đài ảo đều được thực hiện dễ dàng qua giao diện web trực quan.

Mô hình hoạt động của tổng đài ảo

Khi có cuộc gọi tới, các thiết bị đầu cuối sẽ được thiết lập trả lời tự động và kết nối trực tiếp đến nhân viên thông qua các thiết bị đầu cuối, từ đó nhân viên có thể tiếp nhận cuộc gọi bất kể đang ở đâu.

Doanh nghiệp cũng sẽ phải mất chi phí thuê bảo dưỡng tổng đài máy nhánh cũng như mạng nội bộ và hệ thống tính cước khi sử dụng tổng đài truyền thống. Nhưng với tổng đài ảo thì mọi việc sẽ do đơn vị cung cấp đảm nhận và hoàn toàn miễn phí.

Khi sử dụng tổng đài nội bộ, doanh nghiệp sẽ cần nhân sự quản trị hệ thống chuyên dụng cũng như phải thuê nhân công khi muốn thay đổi tính năng của tổng đài hoặc máy nhánh. Nhưng với tổng đài ảo thì ngược lại, chỉ cần gửi yêu cần, đơn vị cung cấp sẽ thực hiện ngay lập tức và hoàn toàn miễn phí.

Tổng đài truyền thống yêu cầu phải có nhân viên ngồi tại văn phòng để nghe máy và trả lời, còn với tong dai ao thì cuộc gọi sẽ được đẩy tới thiết bị đầu cuối (điện thoại di động, máy tính…) của nhân viên giúp họ trả lời ở mọi lúc, mọi nơi.