Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại

Lắp đặt tổng đài Ip đã trở thành xu hướng chung của nhiều doanh nghiệp và công ty ở Việt Nam, nhưng nhiều chủ doanh nghiệp vẫn có nhiều boăn khoăn khi lắp đặt.

Những thắc mắc như tổng đài Ip là gì? Giá thành như thế nào là hợp lý? Sử dụng ra sao để tận dụng hết các chức năng một tổng đài Ip cung cấp. Bài viết sau cung cấp những kiến thức cần thiết cho việc lắp đặt tổng đài điện thoại.

Những lưu ý tổng đài điện thoại trước khi lắp đặt:

Công ty hay doanh nghiệp của bạn có cần thiết phải lắp đặt tổng đài hay không? Hay chỉ lắp theo trào lưu chung?

Khả năng tài chính của công ty đến đâu?

Hệ thống của doanh nghiệp bạn có thể mở rộng trong tương lai không?

Đường truyền của bạn có đảm bảo hay không?

Khi xảy ra lỗi kỹ thuật ai là người xử lý?

Những tính năng cơ bản cần có của tổng đài điện thoại là:

1. Hiển thị số nội bộ và từ ngoài gọi vào

2. Chức năng ACD (Chức năng phân phối cuộc gọi đều cho các máy lẻ không máy nào nghe quá nhiều).

3. Chức năng thống kê cuộc gọi như cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, cuộc gọi nhỡ, báo cáo tình trạng các cuộc gọi.

4. Chức năng phát thông báo khi tất cả các máy lẻ đều bận.

5. Chức năng thông báo khi ngoài giờ hỗ trợ…….

Phân loại mục đích sử dụng tổng đài điện thoại:
– Dùng để liên lạc trong nội bộ công ty hoặc gọi ra ngoài cho nhanh -> Với mục đích này bạn nên lắp đặt tổng đài điện thoại Analog là rẻ nhất.

Lợi ích khi dùng tổng đài

1. Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.

2. Bảo mật các cuộc gọi điện thoại nội bộ.

3. Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.

4. Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:

5. Có khả năng chận các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể.

6. Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.

7. Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.

8. Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.

9. Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.

10. Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn.

11. Lắp đặt thêm đầu số 1900 hoặc 1800 để sử dụng dịch vụ tư vấn khách hàng được chuyên nghiệp, dễ nhớ

Có thể bạn quan tâm: 

Kết nối hai hay nhiều tổng đài tổng đài Ip gọi nội bộ miễn phí