Bây giờ, xin điểm qua một số bài toán mà doanh nghiệp gặp phải khi dùng tổng đài truyền thống.
Với tổng đài truyền thống, đặt tình huống công ty còn nhỏ, bạn sử dụng tổng đài điện thoại, giả sử như của Panasonic, loại 3×8, tức đầu vào gồm ba đường đấu cáp điện thoại nối với nhà mạng; đầu ra là tám máy lẻ nội bộ.
Với tổng đài này, bạn chỉ có thể xử lý ba cuộc gọi cùng lúc. Nếu hiện đang có hai khách hàng gọi đến công ty, đồng thời, trong công ty có một cuộc gọi ra ngoài, thì khi có thêm khách hàng thứ ba gọi đến, máy sẽ báo bận và bạn không biết số gọi nhỡ từ ai.
Khi công ty phát triển, cần mở rộng hệ thống, bạn phải sử dụng tổng đài mới là 6×16 hoặc 8×24. Lúc này, bạn cần phải mua tổng đài mới và bỏ đi tổng đài cũ.
Tình huống thứ hai, khi bạn chuyển công ty đến một địa điểm mới, bạn buộc phải đổi số điện thoại và đi lại hệ thống dây mới để kết nối với bưu điện.
Tình huống thứ ba, khi bạn cần thông tin báo cáo các cuộc gọi trong tuần, trong ngày hoặc trong một khoảng thời gian nhất định, tổng đài truyền thống không cung cấp được thông tin yêu cầu theo thời gian thực mà phải đợi cuối tháng, lúc nhà mạng tổng kết và gửi báo cáo.
Với ba vấn đề trong những tình huống trên, tổng đài ảo đều có lời giải rốt ráo.
Ngoài ra, nhờ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây nên tổng đài ảo có thể kết nối với phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng (Customer Relationship Management). Điều này giúp doanh nghiệp có thể nhận diện khách hàng ngay khi họ gọi đến. Nhận diện ở đây không chỉ là số điện thoại mà kèm theo đó là thông tin về khách hàng và lịch sử giao dịch trước đó.
Để sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp. Về phía mình, doanh nghiệp chỉ cần có đường truyền internet và điện thoại IP đầu cuối mà không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng cáp điện thoại, thiết bị tổng đài phần cứng; nhờ vậy cũng giảm đi các chi phí vận hành và bảo trì.
Mức phí thông dụng dành cho 10 người dùng đồng thời là 300.000 đồng/tháng; 500.000 đồng/tháng cho 20 người và 1.000.000 đồng/tháng cho 50 người. Lưu ý, mức phí trên thay đổi tăng, giảm tùy từng nhà cung cấp. Hiện nay, một số nhà cung cấp còn cho phép khách hàng dùng thử để trải nghiệm trước khi quyết định. Điểm nhanh trên thị trường, ta thấy có rất nhiều nhà cung cấp như GTC TELECOM, Clound GTC, Voicecloud, Mitek, Antbuddy, Caresoft …
Tổng đài ảo (còn có những tên gọi khác là tổng đài cloud, tổng đài PBX, tổng đài ảo) không phải là một khái niệm mới. Dịch vụ này xuất hiện tại Việt Nam nhiều năm nay. Tuy vậy, theo chia sẻ của những người trong ngành, hiện số lượng doanh nghiệp biết đến và sử dụng vẫn còn hạn chế. Lý do một phần do các công ty cung cấp dịch vụ này được sáng lập bởi những người đa phần xuất thân từ khối kỹ thuật. Họ không mạnh trong khâu quảng bá sản phẩm cũng như gặp khó khăn trong việc chuyển đổi ngôn ngữ kỹ thuật chuyên ngành sang ngôn ngữ đời thường để những người làm kinh doanh có thể hiểu được.
Những bài viết liên quan:
Leave A Comment?